Empregados da Celepar inovam na fiscalização e gestão de contrato de limpeza e conservação 13/06/2016 - 15:06
Mudança de cenário e novas necessidades emergenciais exigem dos gestores soluções criativas e eficientes. Em 2013, três empregados da Celepar se depararam com uma situação como essa, a companhia foi obrigada a alterar a forma de contratar seus serviços de limpeza e conservação, que era por número de postos de serviços e passou a ser por metro quadrado. Como manter o mesmo padrão de qualidade com um número bem menor de pessoas?
Os empregados, Vinícius Augusto Moura, Maria Aparecida Soares e Luiz Carlos Fracaro, não só venceram o desafio de desenvolver e aplicar uma nova metodologia, como também levaram a Celepar a receber, no mesmo ano, o Prêmio de Boas Práticas de Fiscalização e Gestão de Contratos Administrativos, com a solução apresentada.
Anteriormente, o contrato de limpeza e conservação da companhia era executado por um total de 44 pessoas, que trabalhava 44 horas semanais. A equipe era formada por 40 serventes, dois jardineiros e dois encarregados. Com a nova forma de contratação o mesmo serviço passaria a ser executado por 29 pessoas, trabalhando 40 horas semanais, divididas em 16 serventes, uma equipe volante com 12 pessoas e um encarregado. “Além da diminuição do número de profissionais, a troca da empresa e dos funcionários também foi um problema que tivemos que enfrentar. No novo contrato não estava mais prevista a limpeza noturna e a produtividade de cada servente era fechada em 600m², a mesma sugerida pelo Ministério do Planejamento (MP)”, destaca Moura.
A equipe resolveu, então, elaborar uma planilha com o número de funcionários disponíveis, juntamente com todas as áreas da empresa, e confrontar com a produtividade sugerida pelo MP. Ao iniciarem a elaboração da planilha, identificaram que seria necessário mapear todas as áreas internas da empresa, o que prontamente foi feito. Com o mapeamento e a planilha finalizados, verificou-se que grande parte da empresa poderia ser atendida perfeitamente com a nova produtividade exigida. Porém, algumas áreas, como as que trabalham 24 horas por dia, não seriam atendidas. “Também conseguimos visualizar nessa planilha onde estavam concentrados os maiores problemas e onde havia pessoal ocioso. Passada a fase da identificação do problema, focamos em montar um Plano de Trabalho de Limpeza para atender todas as nossas necessidades”, explica Moura.
Primeiramente, a equipe adotou horários fixos para a limpeza dos banheiros e para que os mais de mil usuários do prédio soubessem quais eram, foram confeccionados quadros com os horários de limpeza, fixados próximos aos banheiros. “Também encaminhamos e-mails para que todos ficassem sabendo o período em que o banheiro do seu andar seria limpo. Desta forma, as pessoas passaram a evitar a ida ao banheiro no horário de limpeza e se deslocavam para outro andar, quando necessário”, relata Maria Aparecida.
Na segunda etapa do projeto foram selecionados os locais e os horários exatos, onde cada terceirizado realizaria a limpeza, e encaminhadas as planilhas para que o preposto da empresa, em conjunto com a encarregada, repassasse para aos funcionários. “Para facilitar a implantação do Plano de Trabalho confeccionamos uma planilha geral, em que constava todas as áreas, bem como o responsável pela limpeza e conservação. Produzimos ainda planos de trabalho individuais para que cada terceirizado soubesse quais áreas eram de sua responsabilidade e qual o horário deveriam ser limpas”, ressalta Fracaro.
De acordo com os autores da Boa Prática, os pontos mais importantes na aplicação dessa solução foram o aumento da fiscalização por parte da Celepar e a qualificação dos empregados envolvidos na fiscalização e gestão do contrato. “A fiscalização se reveste de singular importância para a eficácia e eficiência dos contratos administrativos celebrados com a iniciativa privada”, diz Moura.
Ao final, a solução indicou que seria possível executar o mesmo contrato com a metade dos recursos utilizados no contrato anterior, para isso bastava ser rigoroso com relação aos horários e a quantidade de pessoas que deveriam estar em cada área. “Outro ponto que foi fundamental para o êxito dessa ação foi o envolvimento de todos os usuários da Celepar”, avalia Moura.
Fonte: Escola de Gestão – Secretaria da Administração e da Previdência (SEAP).
Os empregados, Vinícius Augusto Moura, Maria Aparecida Soares e Luiz Carlos Fracaro, não só venceram o desafio de desenvolver e aplicar uma nova metodologia, como também levaram a Celepar a receber, no mesmo ano, o Prêmio de Boas Práticas de Fiscalização e Gestão de Contratos Administrativos, com a solução apresentada.
Anteriormente, o contrato de limpeza e conservação da companhia era executado por um total de 44 pessoas, que trabalhava 44 horas semanais. A equipe era formada por 40 serventes, dois jardineiros e dois encarregados. Com a nova forma de contratação o mesmo serviço passaria a ser executado por 29 pessoas, trabalhando 40 horas semanais, divididas em 16 serventes, uma equipe volante com 12 pessoas e um encarregado. “Além da diminuição do número de profissionais, a troca da empresa e dos funcionários também foi um problema que tivemos que enfrentar. No novo contrato não estava mais prevista a limpeza noturna e a produtividade de cada servente era fechada em 600m², a mesma sugerida pelo Ministério do Planejamento (MP)”, destaca Moura.
A equipe resolveu, então, elaborar uma planilha com o número de funcionários disponíveis, juntamente com todas as áreas da empresa, e confrontar com a produtividade sugerida pelo MP. Ao iniciarem a elaboração da planilha, identificaram que seria necessário mapear todas as áreas internas da empresa, o que prontamente foi feito. Com o mapeamento e a planilha finalizados, verificou-se que grande parte da empresa poderia ser atendida perfeitamente com a nova produtividade exigida. Porém, algumas áreas, como as que trabalham 24 horas por dia, não seriam atendidas. “Também conseguimos visualizar nessa planilha onde estavam concentrados os maiores problemas e onde havia pessoal ocioso. Passada a fase da identificação do problema, focamos em montar um Plano de Trabalho de Limpeza para atender todas as nossas necessidades”, explica Moura.
Primeiramente, a equipe adotou horários fixos para a limpeza dos banheiros e para que os mais de mil usuários do prédio soubessem quais eram, foram confeccionados quadros com os horários de limpeza, fixados próximos aos banheiros. “Também encaminhamos e-mails para que todos ficassem sabendo o período em que o banheiro do seu andar seria limpo. Desta forma, as pessoas passaram a evitar a ida ao banheiro no horário de limpeza e se deslocavam para outro andar, quando necessário”, relata Maria Aparecida.
Na segunda etapa do projeto foram selecionados os locais e os horários exatos, onde cada terceirizado realizaria a limpeza, e encaminhadas as planilhas para que o preposto da empresa, em conjunto com a encarregada, repassasse para aos funcionários. “Para facilitar a implantação do Plano de Trabalho confeccionamos uma planilha geral, em que constava todas as áreas, bem como o responsável pela limpeza e conservação. Produzimos ainda planos de trabalho individuais para que cada terceirizado soubesse quais áreas eram de sua responsabilidade e qual o horário deveriam ser limpas”, ressalta Fracaro.
De acordo com os autores da Boa Prática, os pontos mais importantes na aplicação dessa solução foram o aumento da fiscalização por parte da Celepar e a qualificação dos empregados envolvidos na fiscalização e gestão do contrato. “A fiscalização se reveste de singular importância para a eficácia e eficiência dos contratos administrativos celebrados com a iniciativa privada”, diz Moura.
Ao final, a solução indicou que seria possível executar o mesmo contrato com a metade dos recursos utilizados no contrato anterior, para isso bastava ser rigoroso com relação aos horários e a quantidade de pessoas que deveriam estar em cada área. “Outro ponto que foi fundamental para o êxito dessa ação foi o envolvimento de todos os usuários da Celepar”, avalia Moura.
Fonte: Escola de Gestão – Secretaria da Administração e da Previdência (SEAP).
